Entendiendo el Almacenamiento en Google Workspace for Education

+Guía para administradores de herramientas y reportes para identificar el impacto en tu dominio



El almacenamiento en Google Workspace for Education está cambiando, pero tienes tiempo suficiente para entender los cambios y tomar las acciones necesarias


El nuevo modelo de almacenamiento le dará a los dominios de Google Workspace for Education una línea base de 100 TB de almacenamiento compartido en la nube para todos los usuarios. Esto es más que suficiente para más de 100 millones de documentos, 8 millones de presentaciones, o 400,000 horas de video. Esta política entrará en vigor para todas las ediciones de Google Workspace for Education para los clientes existentes en Julio de 2022 y serán efectivos para los nuevos clientes registrados a inicios del 2022.


Esta guía le dará a los administradores de Google Workspace for Education las opciones y siguientes pasos para planear un lanzamiento exitoso del almacenamiento compartido. 


Lo que puedes hacer hoy


01


02


03

Conoce tu almacenamiento

Entiende el uso actual 

Planea los cambios

Primero, determina cuánto almacenamiento tendrá disponible tu institución dependiendo de tu edición de Google Workspace for Education de acuerdo a la tabla de abajo.

Después, entiende como tu institución está utilizando el almacenamiento disponible actualmente, también considera como sus necesidades pueden crecer o cambiar a lo largo del tiempo. 

Si estás planeando utilizar más almacenamiento que el disponible en tu edición de Google Workspace for Education, puedes planear y tomar acciones antes de que esta política sea implementadas en el 2022 


01 Conoce el almacenamiento disponible según tu edición o ediciones de Google                    Workspace for Education

El primer paso es determinar el espacio de almacenamiento que tendrá disponible tu dominio. La cantidad varía basado en el licenciamiento actual de Google Workspace for Education y el tamaño de tu institución. Si no estás seguro de que licencias tiene tu institución, visita este artículo de ayuda. Una vez que hayas entendido tu licenciamiento actual, puedes calcular tu almacenamiento disponible: 


  • Google Workspace for Education Fundamentals (antes G Suite for Education) –  Todas las instituciones que califiquen tendrán un mínimo de 100 TB de almacenamiento compartido para su organización. 

  • Google Workspace for Education Plus (antes G Suite Enterprise for Education) – Por cada licencia de Google Workspace for Education Plus se añadirán 20 GB al almacenamiento compartido. Para clientes que continúen con licencias legacy G Suite Enterprise for Education, también se añadirán 100 GB de almacenamiento compartido por cada licencia pagada de empleados. 

  • Google Workspace for Education Standard – Mismo almacenamiento que Google Workspace for Education Fundamentals

  • Google Workspace for Education Teaching and Learning Upgrade – Por cada licencia adquirida se añaden 100 GB adicionales al almacenamiento compartido. 


Como ejemplo, si tu institución compró 5,000 licencias de empleado de G Suite Enterprise for Education, tu dominio tendrá 600 TB de almacenamiento disponibles:



100TB (almacenamiento base) + (5,000 licencias * 100 GB = 500TB) = 600TB de almacenamiento disponible


02 Entiende el uso actual

Para determinar el impacto una vez que las políticas de almacenamiento sean aplicadas, revisa la cantidad de almacenamiento que se usa actualmente y compáralo con el que tendrás disponible. La forma más fácil de hacerlo es con el Highlights Report dentro de la Consola de Administración de Google. Ya sea que estés sobre el almacenamiento disponible o no, considera las tendencias a lo largo del tiempo para entender si necesitarás almacenamiento adicional en el futuro. Para analizar el impacto en tu institución: 


  • Identifica el uso general de almacenamiento dentro de tu dominio – Ve rápidamente el total de almacenamiento en uso a lo largo de tu institución  

  • Crea reportes por cuentas – Determina el uso actual por usuario, ayudándote a identificar a los usuarios atípicos - estos reportes pueden ser exportados a Google Sheets para facilidad en la manipulación de datos. 

  • Gestiona unidades compartidas – Identifica el uso e implementación de unidades compartidas dentro de tu ambiente y determina el alcance de almacenamiento de estas unidades compartidas. 

  • Usa logs de BigQuery – Exporta el reporte a BigQuery para que puedas consultar y visualizar el uso de almacenamiento (disponible para usuarios actuales de G Suite Enterprise for Education, Education Standard y Education Plus)


Para identificar a los usuarios dentro de tu institución usando mayor almacenamiento: 


  1. Corre el reporte User Reports > Accounts dentro de la consola de administración.

  2. Exporta el reporte a Google Sheets para facilidad de manejo de datos. 

  3. Una vez que el reporte esté completo, abre el reporte dentro de Google Sheets. 

  4. Para facilitar las cosas, añade filtros en la fila superior. 

  5. En la columna titulada Total storage used (MB), ordena de Z - A para mover a tus usuarios con mayor uso arriba.


Si deseas personalizar los reportes de acuerdo a las necesidades de tu organización, hay más recursos disponibles a través del uso del Google Admin SDK y otras herramientas de terceros como GAM


03 Planea los cambios

Mientras inicias planear los cambios necesarios para adherirse a los requerimientos de almacenamiento también deberías considerar: 

  • Actualiza tu edición de Google Workspace for Education – Puedes comprar licencias de paga para añadir almacenamiento extra al almacenamiento compartido:

  • Almacenamiento en Google Cloud – Evalúa las prácticas y políticas de tu institución alrededor de Google Drive como una solución de almacenamiento a largo plazo y considera usar el almacenamiento de Google Cloud en su lugar. Para más información sobre el almacenamiento en Google Cloud y las herramientas de migración de Google Drive a Google Cloud contacta a cristina@edvolution.io 

  • Revisa las políticas de retención – Aliada con los creadores de política dentro de tu institución e identifiquen sus políticas de retención de cuentas. 

  • Controla unidades compartidas – Audita qué usuarios tienen acceso para crear unidades compartidas para limitar el uso de almacenamiento innecesario. 

  • Elimina viejas cuentas y unidades compartidas – Purgar cualquier cuenta y unidades compartidas innecesarias puede ayudar a liberar espacio de almacenamiento. 

  • Elimina contenido duplicado – Removiendo cualquier contenido innecesario como archivos remanentes que hayan quedado después de ser copiados a una unidad compartida o al almacenamiento de Google Cloud

  • Evalúa el uso de cuentas de los estudiantes – Al remover cuentas de estudiantes inactivos podrías liberar una porción significativa de espacio en tu almacenamiento compartido



Preguntas Frecuentes


¿Dónde puedo conocer más sobre los cambios en el almacenamiento de Google Workspace for Education? 

Puedes encontrar recursos adicionales y mejores prácticas en este artículo del centro de ayuda. 


¿Qué significa almacenamiento compartido?

El almacenamiento compartido es almacenamiento que comparten todos los usuarios del dominio para todo lo que tienen en sus cuentas, incluyendo pero no limitado a archivos de Google Drive, Gmail y Google Photos. 


¿Cómo veo el total de almacenamiento que todos mis usuarios en conjunto han usado en mi dominio? 

Dentro de la consola de administración puedes encontrar el total de almacenamiento utilizado por tu dominio dentro del tablero de Highlight. Para más información visita este artículo del centro de ayuda. 


¿Cómo veo las tendencias de uso de almacenamiento a través del tiempo?

Puedes encontrar una tabla en Reports > Apps Reports > Accounts > Storage use by apps. Este reporte se puede exportar a .csv o Google Sheets. Para más información visita este artículo del centro de ayuda. 


¿Cómo veo cuánto espacio está usando cada usuario en cada aplicación? 

Dentro de la consola de administración de Google puedes encontrar una tabla en Reports > User Reports > Accounts. Este reporte se puede exportar a .csv o Google Sheets. Este reporte contiene el almacenamiento utilizado para cada aplicación así como el total de aplicación utilizado. Para más información visita este artículo del centro de ayuda. 


¿Cómo ver cuánto almacenamiento está usando cada usuario por unidad organizacional (OU)?

Puedes acceder a este reporte dando clic en Download users en Users. Este reporte contiene el uso de Drive y Gmail. Otras métricas de almacenamiento pueden ser añadidas usando búsquedas desde otros reportes como el reporte de almacenamiento. Para más información visita este artículo del centro de ayuda. 


¿Cómo pueden los usuarios saber cuánto almacenamiento está utilizando?

Los usuarios pueden ver cuánto almacenamiento están utilizando entrando a drive.google.com/settings/storage


¿Cómo pueden los usuarios ver sus archivos más pesados?

Los usuarios pueden ver sus archivos más pesados ordenados por tamaño entrando a drive.google.com/corp/drive/quota










Este documento fue actualizado por última vez en Septiembre de 2021. Para conocer la versión más reciente ver https://support.google.com/a/answer/10431555

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